گدام قابل اعتماد بیرون از شهرهای بزرگ کم است
کلستر لوژستیک در ارزیابی گدام‌های افغانستان (در صفحه جدید باز می‌شود) ظرفیت گدامداری کشور را برای نیازهای فعلی ناکافی می‌داند. بسیاری از گدام‌ها کهنه‌اند، جای دارای کنترول حرارت به‌ویژه در ساحات دهاتی کم است، و گدام قابل اعتماد بیرون از شهرهای بزرگ به‌آسانی پیدا نمی‌شود. کابل، هرات و مزارشریف امکانات بهتری دارند، اما گدام‌های خوب در همین شهرها هم اکثراً پر و گران‌اند.
این وضعیت برای یک برنامه دو نتیجه دارد. اول، جای گدام در ولایات باید پیش از آن‌که پلان توزیع به آن وابسته شود، پیدا، بررسی و تثبیت شود. دوم، معیار کار را خود برنامه باید تعیین کند: در جدول گدام‌های تجارتی کرایی که در همین ارزیابی آمده، مساحت، نوع ساختمان و حالت گدام ثبت شده، اما در ستون‌های «حداقل معیارهای عملیاتی» و «طرزالعمل‌ها» برای همه «N/A» نوشته شده است؛ در حالی که گدام‌های بشردوستانه‌ای که در کنار آن‌ها آمده، معیارهایی برای امنیت، مدیریت موجودی و کنترول حشرات دارند. ساختمان را می‌توان کرایه گرفت؛ معیار کار باید در قرارداد نوشته شود.
این راهنما در مورد اجناس عمومی است که مراحل گمرکی آن‌ها تکمیل شده باشد؛ ترخیص گمرکی جزء خدمات ژیکال نیست. ادویه و اجناس حساس به حرارت به گدام و تصدیق‌نامه جداگانه نیاز دارند.
پیش از انتخاب ساختمان، نوع ترتیب را انتخاب کنید
هر روش نگهداری اجناس، مصارف، کارمندان و خطر را به گونه‌ای دیگر تقسیم می‌کند. رهنمود عملیاتی لوژستیک (Logistics Operational Guide) که کلستر لوژستیک نشر کرده، ترتیب‌های نگهداری (در صفحه جدید باز می‌شود) را که ادارات بشردوستانه به کار می‌برند شرح می‌دهد؛ خدمات مدیریت گدام یک قدم پیش‌تر می‌رود و خود کار گدام را به قرارداد می‌سپارد.
گدام خودی
ملکیت یا کرایه خود اداره و با کارمندان خودش. کنترول کامل دارید، اما استخدام گدامداران، نوشتن طرزالعمل‌ها، مصارف و خطر به عهده خودتان است.
جای کرایی در گدام تجارتی
یک گدام کامل یا تنها جایی که استفاده می‌کنید. جایی که گدام خالی موجود باشد، کار زود آغاز می‌شود؛ کنترول‌ها همان است که در قرارداد نوشته شده.
گدام مشترک
جای در گدام یک همکار یا در گدام مشترک بشردوستانه. برای نیاز کوتاه‌مدت یا نامعلوم مفید است، به شرطی که مسئولیت هر طرف کتبی توافق شود.
خدمات مدیریت گدام
یک عرضه‌کننده جای گدام، گدامداری و اسناد را در فورمه‌های شما اداره می‌کند. برای برنامه‌ای مناسب است که در جایی که اجناس باید بماند، کارمند یا دفتر ندارد.
محل گدام را با اجناس و فصل بسنجید
اندازه نیاز را از روی اجناس حساب کنید، نه از روی مساحت: بیشترین حجم، تعداد اقلام، بسته‌بندی کیت یا بسته‌بندی دوباره، مدت نگهداری و اقلامی که تاریخ انقضا دارند. بعد با چک‌لیست انتخاب محل (در صفحه جدید باز می‌شود) رهنمود عملیاتی از ساختمان بازدید کنید: جای کافی برای بارگیری و دور خوردن لاری‌ها، زمینی که زیر سیلاب نمی‌رود، بام و دیواری که آب، حشرات و موش را راه ندهد، فرش محکم، برق و آب، دیوار احاطه و دروازه، و فاصله از اهداف احتمالی و خطرهایی مانند تانک‌های تیل.
جای کار را فراموش نکنید. رهنمود چیدن گدام (در صفحه جدید باز می‌شود) حدود ۷۰ فیصد فرش را برای اجناس و ۳۰ فیصد را برای رفت‌وآمد و کار در نظر می‌گیرد؛ اجناس روی پالت و دور از دیوار گذاشته می‌شوند. بخش مصئونیت و امنیت (در صفحه جدید باز می‌شود) همین رهنمود این‌ها را می‌خواهد: دیوار احاطه سالم و روشن؛ محافظینی که به نوبت شب و روز را پوشش دهند، نه یک چوکیدار که در گدام زندگی می‌کند؛ دفتر ثبت مراجعین؛ و آله‌های اطفای حریق با فاصله حداکثر ۲۵ متر که هر ۳۰ روز بررسی شوند.
بعد محل را با فصل بسنجید. ارزیابی کلستر نبود برق قابل اعتماد را یکی از محدودیت‌های اصلی گدامداری می‌داند؛ پس بپرسید وقتی برق قطع شود، روشنی، امنیت و ثبت اسناد چه می‌شود، و آب برف در بهار به کجا می‌رود. اجناسی که برای زمستان ذخیره می‌شوند، باید در همان طرف کوتل باشند که مستفیدین هستند؛ راهنمای ذخیره پیش از زمستان (به انگلیسی) وقت مناسب آن را شرح می‌دهد.
گدام کدام اسناد را باید نگه دارد؟
ماه‌ها پس از یک توزیع، همین اسناد نشان می‌دهند که اجناس به کجا رفته‌اند. بخش اسناد گدام (در صفحه جدید باز می‌شود) رهنمود عملیاتی مجموعه معیاری این اسناد را شرح می‌دهد؛ قرارداد باید هر سند و امضاکننده آن را نام ببرد.
رسید دریافت اجناس (GRN)
هنگام تسلیم‌گیری، در مقابل فرمایش خرید و بارنامه تهیه می‌شود و مقدار، حالت و تاریخ انقضا در آن ثبت می‌شود. اگر بارنامه غلط باشد یا نرسد، همین رسید سند چیزی است که رسیده.
استاک کارت و بن کارت
همراه اجناس نگه داشته می‌شود، با هر حرکت تازه می‌شود، به زبانی نوشته می‌شود که گدامداران به آن کار می‌کنند و باید با دفتر موجودی یکی باشد.
دفتر موجودی
ثبت مرکزی دریافت‌ها، ارسال‌ها و موجودی، با تاریخ‌های انقضا و تمویل‌کننده‌ای که هر جنس به او تعلق دارد.
هدایت صدور (release order)
هدایت کتبی و امضاشده‌ای که اجازه بیرون شدن اجناس را می‌دهد. بدون آن هیچ جنسی بیرون نمی‌شود.
بارنامه
این‌که چه چیزی، با کدام موتر و به کدام مقصد رفت، با امضای کسی که آن را تسلیم می‌گیرد.
گزارش موجودی و گزارش کمبود
موجودی، دریافت‌ها، ارسال‌ها و اقلام نزدیک به انقضا برای هر ماه، و گزارش امضاشده برای هر جنسی که گم، خراب یا فاسد شده.
هر معامله نمبر مرجع دارد که روی استاک کارت هم نوشته می‌شود، تا هر جنس از دریافت تا ارسال دنبال شده بتواند، و اجناس تنها در مقابل امضای شخص بعدی در زنجیره دست به دست می‌شوند. وقتی اجناس به چند تمویل‌کننده یا پروژه تعلق دارند، بخش ثبت منظم اسناد (در صفحه جدید باز می‌شود) رهنمود ثبت جداگانه برای هر کدام را توصیه می‌کند تا گزارش‌دهی و ختم پروژه ساده بماند. اگر برنامه فورمه‌های خود را دارد، از عرضه‌کننده بخواهید همان‌ها را استفاده کند تا اسناد با تفتیشی که برنامه در پیش دارد مطابقت داشته باشد.
شمارش، تطبیق و گزارش
اسناد تنها به اندازه آخرین شمارشی که آن‌ها را آزموده، قابل اعتماد هستند. بخش نظارت و شمارش (در صفحه جدید باز می‌شود) رهنمود عملیاتی سه نوع شمارش را شرح می‌دهد:
- شمارش دوره‌ای: بخشی از موجودی مطابق تقسیم اوقات شمرده می‌شود و اقلام پرحرکت و قیمتی بیشتر شمرده می‌شوند.
- شمارش سرزده: یک بازدیدکننده سه تا هفت قلم را از دفتر موجودی انتخاب می‌کند و بدون دیدن ارقام دفتر، همراه با گدامدار آن‌ها را می‌شمارد. چند دقیقه وقت می‌گیرد و در هر بازدید ممکن است.
- شمارش کامل: دست‌کم سالی یک بار، در حالی که حرکت اجناس کاملاً متوقف است و دو تیم یکی پس از دیگری همان اجناس را می‌شمارند. شمارندگان نباید کسانی باشند که اجناس را کنترول می‌کنند.
هر تفاوت ثبت و توضیح داده می‌شود. کمبودی که پس از شمارش دوباره باقی بماند، گزارش کمبود، اصلاح دفتر موجودی و اطلاع به مالک اجناس را می‌خواهد؛ تفاوتی که بی‌سروصدا در دفتر اصلاح شود تا ارقام برابر شوند، دقیقاً همان چیزی است که مفتش به دنبال آن است.
در مورد تاریخ انقضا، رهنمود نگهداری فزیکی (در صفحه جدید باز می‌شود) همین مرجع توصیه می‌کند جنسی که زودتر منقضی می‌شود زودتر ارسال شود، در حالت عادی جنسی که کمتر از شش ماه اعتبار دارد تسلیم گرفته نشود، و برنامه پیش از رسیدن تاریخ انقضا باخبر ساخته شود. مواد غذایی، صابون و چند قلم بسته‌های حفظ‌الصحه تاریخ انقضا دارند.
مسئولیت کمبود را در قرارداد بنویسید
ارزیابی ترانسپورت‌کنندگان (در صفحه جدید باز می‌شود) کلستر لوژستیک ثبت کرده که مقامات در مارچ ۲۰۲۲ فعالیت تمام شرکت‌های بیمه را متوقف ساختند و خدمات بیمه در سراسر کشور قطع شد. پیش از تکیه بر هر بیمه‌نامه، وضعیت فعلی را بررسی کنید و در هر حال مسئولیت را در قرارداد بنویسید: چه کسی مسئول کمبود، دزدی و خسارت اجناس در گدام است، ارزش کمبود چطور تعیین می‌شود، در چه مدتی گزارش می‌شود، کدام اسناد آن را ثابت می‌کند، و در پایان قرارداد چه می‌شود؛ از شمارش نهایی و بازگرداندن اسناد تا از بین بردن اجناس خراب یا منقضی مطابق قواعد تمویل‌کننده.
از همه پیشنهاددهندگان بخواهید برای همان حجم و به یک اساس نرخ بدهند. گدام‌های تجارتی معمولاً مصارف تخلیه و بارگیری را فی پالت یا فی متر مکعب، کرایه نگهداری را فی جای پالت یا فی متر مکعب برای هر هفته یا ماه، و مصارف امنیت را جداگانه حساب می‌کنند؛ مصارف کارگر اضافی برای بسته‌بندی کیت یا بسته‌بندی دوباره هم باید جدا نوشته شود.
نرخ‌های واحد روشن، شریک ساختن قرارداد را هم آسان‌تر می‌سازد. صورت جلسه اگست ۲۰۲۶ (در صفحه جدید باز می‌شود) گروه کاری لوژستیک ثبت کرده که موافقت‌نامه‌های درازمدت (LTA) ادارات در چارچوب ابتکار مشترک زنجیره اکمالات UN80 برای قراردادهای مشترک بازنگری می‌شوند. قرارداد گدامی که خدمات و نرخ‌های واحد آن روشن باشد، آسان‌تر به یک همکار گسترش داده می‌شود یا از طریق فرمایش‌های کاری به کار می‌رود.
چک‌لیست درخواست نرخ‌نامه
هر سطر زیر را در درخواست روشن کنید تا نرخ‌نامه‌ها قابل مقایسه و قرارداد قابل تطبیق باشد.
نوع ترتیب، محل و مدت
جای مشخص، یک گدام کامل یا خدمات مدیریت گدام؛ ولایت و ولسوالی؛ تاریخ آغاز و ختم و امکان تمدید.
حجم و نوع اجناس
بیشترین حجم به پالت یا متر مکعب، تعداد اقلام، اجناس دارای تاریخ انقضا و هر نوع بسته‌بندی کیت یا بسته‌بندی دوباره.
معیار محل
راه لاری، خروج آب، بام، برق، دیوار احاطه، محافظین و وسایل اطفای حریق، که پیش از عقد قرارداد در بازدید از محل تأیید شود.
اسناد
رسید دریافت اجناس، استاک کارت و بن کارت، دفتر موجودی، هدایت صدور و بارنامه، جداگانه برای هر تمویل‌کننده و پروژه و به فورمه‌های خودتان، اگر دارید.
صلاحیت صدور
نام امضاکنندگان، و این قاعده که بدون هدایت صدور امضاشده هیچ جنسی بیرون نمی‌شود.
شمارش‌ها
تقسیم اوقات شمارش دوره‌ای، حق شمارش سرزده، شمارش کامل دست‌کم سالی یک بار و شمارش نهایی هنگام تسلیمی.
کمبود و مسئولیت
مدت گزارش‌دهی، اساس ارزش‌گذاری و این‌که چه کسی پرداخت می‌کند، بدون تکیه بر بیمه.
گزارش‌دهی
گزارش ماهوار موجودی با دریافت‌ها، ارسال‌ها، موجودی، اقلام نزدیک به انقضا و کمبودها.
نرخ‌ها به یک اساس
تخلیه و بارگیری، نگهداری، امنیت و کارگر اضافی، برای همان حجم.
خدمات گدامداری ژیکال
ژیکال گدامداری را در کابل و، به اساس مأموریت، در ولایاتی که برنامه در آن اجناس نگه می‌دارد ارائه می‌کند: تسلیم‌گیری با رسید دریافت اجناس، استاک کارت و بن کارت، شمارش دوره‌ای با گزارش تفاوت‌ها، پلان ارسال و اسناد تحویل؛ اجناس هر مشتری جداگانه نگه داشته می‌شود و گزارش‌ها به فورمه همان مشتری تهیه می‌شود. یک قرارداد مستند، مدیریت گدام را در ده ولایت برای دوازده ماه پوشش داد، با اسناد آماده برای تفتیش و تعهدات تضمین، و گدامداری یک مرحله از قرارداد جاری مواد غیرغذایی با UN Women است. اجناس از گدام از طریق ترانسپورت و باربری ارسال می‌شوند، و راهنمای شرکت لوژستیکی چیست؟ معیارهای انتخاب یک شرکت را شرح می‌دهد. برای گفتگو در مورد نیاز گدامداری، حجم، محل و تاریخ‌ها را از طریق تماس با ژیکال بفرستید.
منابع
- 2.6 Afghanistan Storage Assessment
Logistics Cluster, Logistics Capacity Assessment
- 3.2 Afghanistan Transporters
Logistics Cluster, Logistics Capacity Assessment
- Warehousing and Physical Stock Management
Logistics Cluster, Logistics Operational Guide
- Inventory Planning and Management
Logistics Cluster, Logistics Operational Guide
- Afghanistan Coordination Meeting Minutes, Kabul, 12 August 2026
Logistics Working Group (Logistics Cluster)